Die Online-Plattform Nextcloud kurz erklärt
Warum braucht es die Online-Plattform Nextcloud?
Die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft (ver.di) vertritt als Multibranchen-Gewerkschaft ca. 2 Millionen Mitglieder aus rund 1000 Berufen. Das Projekt Digilab NPO ist im ver.di Querschnittsbereich Innovation und Gute Arbeit verortet. Um zukünftig noch besser mit den ver.di-Mitgliedern und Ehrenamtlichen die gewerkschaftlichen Ziele zu erreichen, entwickelt ver.di im Projekt DigiLab NPO praxistaugliche Prototypen und Modelle, die das digitale Arbeiten bestmöglich unterstützen sollen. Im Handlungsfeld „virtuelles Ehrenamt“ sollen mit der Online-Plattform Nextcloud die digitalen Unterstützungsbedarfe der ver.di-Ehrenamtlichen unabhängig von zeitlichen und räumlichen Prämissen fokussiert werden.
Mit Hilfe von einer Onlinebefragung, Interviews und Workshops wurde der Status Quo der Nutzung digitaler Anwendungen und die Bedarfe nach Unterstützungsleistungen für das „virtuelle Ehrenamt“ ermittelt. Im Ergebnis waren für die ehrenamtlich Aktiven die Unterstützung bei der kollaborativen Zusammenarbeit sowie bei der Verwaltung von Dokumenten (Sitzungsprotokolle etc.) wichtige Bedarfe. Aufgrund der Dokumentenvielzahl war zudem eine adäquate Volltextsuche nach Texten gewünscht. Das digitale Tool sollte eine medienbruchfreie Interaktion ermöglichen. Darüber hinaus bestand der Wunsch nach der mobilen Nutzung der digitalen Angebote als auch nach einer Unterstützung, um den Umgang mit den digitalen Tools zu erlernen.
Die Zielgruppe einbeziehen – Wie war das Vorgehen?
Die ermittelten digitalen Bedarfe der ehrenamtlich Aktiven wurden in mehreren Workshops zusammen mit der Zielgruppe konkretisiert, um Anforderungen an eine prototypische Entwicklung sowie Umsetzungsideen zu generieren. Es fand zudem eine Analyse der ver.di-internen IT-Landschaft statt, die bereits bestehende Tools in ver.di auf die mögliche Eignung zur kollaborativen Zusammenarbeit untersuchte. Es stellte sich heraus, dass eine Online-Plattform auf der Basis der Open Source Lösung Nextcloud, die bereits von ver.di- Ehrenamtlichen in einem Fachbereich verwendet wird, eine gute Basis für einen Prototyp bietet, der die priorisierten Anforderungen erfüllen kann. Aus diesem Grund entschied sich ver.di für die Nutzung und Weiterentwicklung der Online-Plattform korrespondierend zu den Bedarfen der ehrenamtlich Aktiven.
Wie wurde Nextcloud weiterentwickelt?
Die Cloudlösung wurde iterativ sowie nutzerzentriert im Projekt DigiLab NPO zum Ort der kollaborativen Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung weiterentwickelt, um die ehrenamtlich Aktiven adäquat in ihrer Tätigkeit für ver.di zu unterstützen. Zielgruppe sind dabei insbesondere die Ehrenamtlichen, die in Betriebsgruppen und Ortsvereinen aktive Gewerkschaftsarbeit leisten und nicht immer an einem Ort zusammenarbeiten können. Die Online-Plattform wurde neben der Weiterentwicklung außerdem von den ehrenamtlich Aktiven getestet sowie durch deren Feedback kontinuierlich verbessert.
Auf der Plattform können Ehrenamtliche nun in Arbeitsgruppen gleichzeitig mit mehreren Personen z.B. an einem Sitzungsprotokoll arbeiten, es aktualisieren und hochladen etc. Der Umweg über unzählige E-Mails zur Abstimmung mit mehreren Beteiligten entfällt. Eine Volltextsuche erleichtert die Aktiven-Arbeit, bei der sich in einer Gruppe zügig einige Dokumente ansammeln. Lerntutorials mit kleinen Zeiteinheiten unterstützen die Ehrenamtlichen im Umgang mit den digitalen Tools. Diese sind ebenfalls über einen Zugang zur Online-Plattform abrufbar, damit die Zielgruppe ebenfalls unabhängig von Zeit und Ort Zugriff hat. Unterstützt wird die Arbeit mit der Online-Plattform zudem durch Einführungsworkshops sowie individueller Hilfestellung durch Online-Vertrauensleute. Die Online-Plattform bietet zu ausgewählten Funktionen mobile Apps an, sodass auch von unterwegs der Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglicht wird.
Was galt es zu beachten?
Als überaus wertvoll hat sich die regelmäßige Abstimmung während der Entwicklungszyklen von weiteren Funktionen für die Online-Plattform Nextcloud erwiesen. Die ehrenamtlich Aktiven wurden so in die Weiterentwicklung eingebunden, konnten ein frühzeitiges Feedback geben und neue Funktionen vorab testen. Zudem bereicherten unterschiedliche Perspektiven und Meinungen die Prototypengestaltung. Die nutzerzentrierte Entwicklung zeigt sich an dieser Stelle als Erfolgsfaktor.
Des Weiteren wurden anhand der Analyse der internen IT-Landschaft wichtige Erkenntnisse zu IT-Anwendungen gewonnen, die die Organisation bereits nutzt. Diese konnten dann gegen die im Projekt erhobenen Anforderungen auf Überschneidungen abgeglichen werden, um auf diese Weise vorhandene Systeme zu nutzen, Ressourcen einzusparen sowie prototypische „Insellösungen“ zu vermeiden.
Nicht unterschätzt werden darf der zeitliche Aufwand, der nötig ist, um eine Softwarelösung in einer Organisation der Größenordnung von ver.di bekannter zu machen. Beschäftigte, also Haupt- wie Ehrenamtliche, müssen informiert, sowie die Vorteile der Nutzung auf Konferenzen etc. ab und an erläutert werden. Dieser Zeitfaktor sollte berücksichtigt werden.