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Übersicht

Im Rahmen des Projekts DigiLab NPO „Digitales Organisationshandeln“ hat sich die Evangelische Altenheimat auf die Optimierung der Schnittstellen aller eingesetzten EDV-Programme konzentriert. Als Kristallisationspunkt, an dem letztlich alle Programme zusammenlaufen, schienen drei Programme eines Herstellers geeignet. Diese Programme werden in den drei hauptsächlichen Bereichen des Kerngeschäfts verwendet:

  • Pflegedokumentation
  • Dienstplanung
  • Bewohnerabrechnung

In Verlauf eines von mehreren Praxisbeispielen im Projektrahmen, wollten wir nun insbesondere die Prozesse und Schnittstellen der Dienstplanung und Lohnbuchhaltung betrachten und idealerweise optimieren.  Dabei wurde hinsichtlich der „Optimierung“ der „Abbau von Redundanzen“ zur wichtigsten Herausforderung.

Ausgangslage

In der Altenhilfe wurden in den letzten Jahren sukzessive verschiedenste EDV-Programme angeschafft. Damit folgte die Branche – wenn auch verzögert – letztlich einem allgemeinen Trend im Dienstleistungssektor.

Die Anschaffung der Programme erfolgte dabei aber eher auf Abteilungsebene. Konzernweite Abstimmung fand in diesen Anfangsjahren eher nicht statt.

So kam es zwangsläufig zu erheblichen Redundanzen. Doppelte und mehrfache Dateneingabe in verschiedene Systeme und Programme waren die Folge.

Konkret im Praxisbeispiel wurden die Mitarbeitenden-Stammdaten in zwei unabhängig voneinander arbeitende Programme eingepflegt:

  • zentral in der Hauptverwaltung für die Lohnabrechnung
  • dezentral (in den Pflegeheimen) für die Dienstplanerstellung

Der Abgleich der Daten geschah monatlich über eine nicht automatisierte Schnittstelle.

Herangehensweise

Im Wissen um die oben beschriebene Ausgangslage (Ist-Zustand), musste eine geeignete Form gefunden werden, einen belastbaren künftigen Soll-Zustand formuliert zu kriegen.

In einer abteilungsübergreifenden Workshop-Reihe konnten wir uns einen entsprechenden Überblick verschaffen und diesen visualisieren. Die Workshops folgten in der Summe dem klassischen Design-Thinking-Prozess aus Verstehen-Definieren-Ideensammlung-Pilotierung-Testen.

Speziell im Projekt Optimierung der Stammdateneingabe bedienten wir uns mehrerer Vorher-Nachher-Visio-Charts (siehe unten) und konnten künftige Zuständigkeiten und Orte der Dateneingaben beschreiben. Die Stammdateneingabe sollte in einem ersten Schritt komplett dezentralisiert und damit an den Ort der Entstehung angesiedelt werden. Bei diesen Überlegungen wurden allerdings die Beteiligten vor Ort in den Einrichtungen nicht mit einbezogen.

An dieser Stelle des Projekts galt es, die entsprechenden Voraussetzungen zu schaffen:

  • Schulung der KollegInnen in den Pflegeheimen
  • Einrichtung erweiterter Benutzerrechte in den EDV-Programmen
  • Beenden von Doppel- und Mehrfachdokumentation in der Hauptverwaltung
  • Schaffung einer zentralen Supportstruktur bei Problemdaten und Fehlern

Lösung

Sehr bald zeigte sich aber, dass diese Dezentralisierung der Stammdateneingabe (Lösung 1) nicht funktioniert. Die Fehlerquote stieg signifikant. Die Pflegekräfte waren weder bereit noch in der Lage, historisch gewachsenes („eigentliches“) Verwaltungsgeschäft zu übernehmen.

An diesem „point of last return“ blieb nur die zweite Lösung einer kompletten Re-Zentralisierung der Stammdateneingabe übrig. Stammdaten werden nur noch und ausschließlich zentral und dort nur einmal in ein adäquates EDV-Programm eingegeben.

Wieder wurden Prozessbeschreibungen umgeschrieben, Zuständigkeiten neu benannt, Benutzerrechte eingerichtet und entsprechende Schulungen angeboten und durchgeführt.

Natürlich beginnt der Einstellungsprozess mit der papiergestützten Erstellung eines Personalfragebogens in den Pflegeeinrichtungen (Bewerbungsgespräch).

Die Informationen werden dann aber zeitnah an die zentrale Personalverwaltung gesendet und dort digitalisiert (Stammdateneingabe in das entsprechende EDV-Programm).

Das gilt auch für Änderungen von Stammdaten (Änderungsmitteilungen etc.).

Zentral wurden dafür die erforderlichen personellen Ressourcen so organisiert, dass die neuen KollegInnen zeitnah auf dem Dienstplan in den Pflegeheimen auftauchen und geplant werden können.

Am Ende dieser Pilotierung gibt es im Geschäftsprozess Personalverwaltung keine Redundanzen mehr und nur wenige Schnittstellen.

Außerdem sind die Voraussetzungen dafür geschaffen, an die bestehende EDV-Landschaft neuartige Web-Services anzudocken, mit Hilfe derer der Aufwand im Stammdaten­management künftig weiter reduziert werden wird:

  • Web-Bewerberportal (initiale Stammdateneingabe durch künftige Mitarbeitende)
  • Self-Services (Bewegungsdaten durch Mitarbeitende)

Medien

Lessons learned

In einem ersten Brainstorming am Anfang unserer Überlegungen zur Optimierung des Stammdatenmanagements haben wir uns von Vorüberlegungen leiten lassen, die nicht immer mit allen künftigen Beteiligten (z.B. Pflegedienstleitungen in den Einrichtungen vor Ort) abgestimmt waren.

Getreu dem Motto: „dort, wo die Daten anfallen, werden sie auch bearbeitet“, haben wir die Stammdatenpflege der künftigen Pflegemitarbeitenden bei den Pflegemitarbeitenden verorten wollen.

Dabei haben wir versäumt, die unterschiedlichen Grade an EDV-Affinität bei den unterschiedlichen Berufsgruppen in der Altenhilfe frühzeitig zu eruieren. Die Folge war, dass wir das ursprüngliche Ziel dieser starken De-Zentralisierung der Dateneingabe nach einigen Monaten wieder aufgeben mussten. Die Pflegekräfte und Pflegedienstleitungen waren in der Mehrzahl nicht bereit, sich auf die neue EDV-Landschaft einzulassen.

Schließlich musste das nach außen delegierte (dezentrale) Stammdatenmanagement wieder zentralisiert (re-zentralisiert) werden. Die Pflegemitarbeitenden in den Einrichtungen können sich wieder verstärkt ihrem Kerngeschäft widmen (Pflege und Dienstplanung).

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