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Übersicht

Der Fachbereich Kinder, Jugend, Familie des Caritasverbands für Stuttgart e.V. stellt mit über 500 haupt- und 70 ehrenamtlichen Mitarbeitenden ein breites Angebot für Kinder, Jugendliche und ihre Familien bereit. Ca. 20 Mitarbeitende bieten im Rahmen der Fachberatung Kita bzw. Fachberatung Kindertagespflege ein umfassendes Angebot zur Information, Beratung, Begleitung und Weiterbildung von Kita-Personal und Tagespflegepersonen sowie Eltern. Die Aufgaben und Ansprüche wachsen, die Mitarbeitenden klagen über Stress und zu viele Überstunden. Und so wurde mit der Teilnahme am Projekt DigiLab NPO vor allem das Ziel verfolgt, nach neuen digitalen Lösungen zu suchen, die die Arbeit für die Mitarbeitenden erleichtern und den Kundenanforderungen besser genügen.

 

Ausgangslage

Eine erste Bestandsaufnahme zeigte, dass der zunehmenden Aufgabenvielfalt und den steigenden Ansprüchen in der Vergangenheit mit immer neuen Einzellösungen begegnet wurde. Die entsprechend mangelnde Durchgängigkeit von Daten führte zu weiteren (selbstgebastelten) Einzellösungen (z. B. auf Excel-Basis), was die Usability, die Qualität und die Reaktionsfähigkeit weiter einschränkte.

Mit Blick auf das weitere Wachstum des Teams Fachberatung Tagespflegepersonen, der jünger werdenden Zielgruppe des Teams Fachberatung Kita und der geforderten Digitalisierung des Informations- und Weiterbildungsangebots beider Teams sollte nach Ansätzen für neue digitale Lösungen gesucht werden: Ziel war, den „Tool-Wald“ zu lichten.

 

Herangehensweise / Entwicklung

 

Da einerseits ein sehr umfassender Bedarf zur gezielteren digitalen Unterstützung der Teams Fachberatung Kita und Fachberatung Tagespflegepersonen in allen Angeboten und Leistungen bestand – andererseits aber die Zielsetzung aufgrund vieler offener Fragen keine klare Ausrichtung und Fokussierung zuließ, wurde eine Workshopreihe aufgesetzt, die dem Vorgehensmodell zur Auswahl digitaler Lösungen folgte.

 

Strategische Ziele definieren

Im ersten Schritt wurden die Mission, die Digitalisierungs-Vision und die Digitalisierungs-Ziele für die Fachberatung Kita und die Fachberatung Tagespflegepersonen formuliert. Ausgangspunkt dafür war das Leitbild des Caritasverband für Stuttgart e.V.

Digitalisierungspotenziale identifizieren

Im zweiten Schritt wurden die Digitalisierungspotenziale mittels der Methode Wardley Map (vereinfachte Variante) identifiziert.

Dazu wurden in einem ersten Schritt die Kernaufgaben von Fachberatung Kita und Fachberatung Tagespflegepersonen identifiziert und wesentliche Teilaufgaben aufgenommen. Diese Teilaufgaben wurden dann nach ihrer Sichtbarkeit für die Zielgruppen sowie nach ihrer Reife (Ausmaß der standardisierten Abwicklung) in der Wardley Map eingetragen. So ergab sich ein Abbild der IST-Situation.

Im zweiten Schritt wurden alle in der Wardley Map verorteten Teilaufgaben bezüglich ihrer Reife-Potenziale – zur weitergehenden Standardisierung mittels Digitalisierung – geprüft und entsprechend in der Wardley Map neu verortet. Das Ergebnis bildet die SOLL-Situation ab und zeigt auf den ersten Blick die Digitalisierungspotenziele auf.

Ideen entwickeln

Als dritter Schritt wurden Lösungsideen entwickelt. Dazu kam die Methode Design Thinking zum Einsatz.

In der ersten Phase zum Verstehen, Beobachten und Definieren sowie Synthetisieren des Problems wurde wie folgt vorgegangen:

  • Verstehen: Hier wurde die Innensicht wahrgenommen und danach gefragt, welche Verbesserungen aus Perspektive der Caritas Mitarbeitenden notwendig sind. Dazu wurden einzelne Aufgaben analysiert und bewertet.
  • Beobachten und definieren: Hier wurde die Aussensicht wahrgenommen und danach gefragt, welche Verbesserungen aus Perspektive der Zielgruppen (Kita-Leitung, Kita-Fachpersonal, Tagespflegepersonen, Eltern, Auftraggeber) erwünscht sind. Dazu wurden Personas beschrieben, Interviews geführt und Ergebnisse früherer Befragungen berücksichtigt.
  • Synthetisieren: Schließlich wurden die neuen Erkenntisse aus Innen- und Aussensicht zusammengeführt und abgeglichen.

In der zweiten Phase zum Finden, prototypischen Entwickeln und prototypischen Testen von Lösungsansätzen wurde wie folgt vorgegangen:

  • Ideen finden: Der Markt an Digitaltechnologien wurde nach Technologien durchforstet, die die definierten Probleme bedienen und für die konkrete Systemlösungen im Markt angeboten werden, die sich bereits bewährt haben, die (auch) als Open Source verfügbar sind und für die es eine breite Anwender-Community gibt.
  • Prototypen entwickeln: Die identifizierten relevanten Digitaltechnologien wurden zu einer Gesamtlösung zusammengefügt, mit definierten Schnittstellen.
  • Testen: Zum prototypischen Testen der definierten Gesamtlösung wurde ein Anforderungskatalog aufgesetzt, der für jede der integrierten Digitaltechnologien ergonomische, funktionale, technische, wirtschaftliche und rechtliche Anforderungen auflistet. Zum Test wurden diese nocheinmal mit den in der ersten Phase identifizierten Nuztungsgewohnhieten, Erwartungen etc. der Caritas-Mitarbeitenden und der Zielgruppen abgeglichen.

 

Lösungsansatz

Als Lösungsansatz wurde ein Zusammenspiel von drei Digitaltechnologien skizziert, für die es bereits bewährte Standard-Lösungen im Markt gibt, die auch als Open Source Lösungen zu haben sind, für die es eine breite Anwender-Community gibt und die nach erster Sichtung auch den Anforderungen aus dem Anforderungskatalog genügen.

 

Lessons learned

Lösungsansatz testen und Lösung implementieren

Es zeigte sich schnell, dass der Fachbereich Kinder, Jugend, Familie des Caritasverbands für Stuttgart e.V., zu dem die beiden Teams Fachberatung Kita und Fachberatung Tagespflegepersonen gehören, externe Unterstützung benötigt, um die weiteren Schritte im Vorgehensmodell zur Auswahl digitaler Lösungen zu gehen. Dazu wurden erfahrene Projektmanager damit beauftragt, konkrete Lösungsansätze zu testen und schließlich zu implementieren.

Zudem war wichtig, die NPO Caritas nicht zu überfordern und die Digitalisierung schrittweise anzugehen. Entsprechend wurde der Fokus zunächst auf das CRM-System gerichtet, das als erstes neu aufgesetzt werden soll.

 

Weiterführende Informationen

Zum Fachbereich Kinder, Jugend, Familie des Caritasverbands für Stuttgart e.V.: https://www.caritas-stuttgart.de/hilfe-beratung/kinder-jugend-und-familie/kinder-jugend-und-familie

 

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