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Übersicht

 

Im Rahmen des Projekts DigiLab NPO hat sich die Evangelische Altenheimat auf die Optimierung der Schnittstellen aller eingesetzten EDV-Programme konzentriert. Der „Hausmanager“ ist eine EDV unterstützte Computer-Aided-Facility-Management (CAFM)-Software, die bei der Evangelischen Altenheimat zur Überwachung und Dokumentation der wartungspflichtigen Anlagen eingesetzt wird.

Im Verlauf des Projektrahmens werden insbesondere die Prozesse und Schnittstellen zwischen den Bewohnern, Mitarbeitern und Angehörigen, sowie der Gebäude und deren Anlagen bis zur Auftragserteilung und Abrechnung optimiert. Die eingesetzte Software wurde bislang nicht im vollen Umfang getestet. Die für die Altenheimat erforderlichen Potentiale des Hausmanagers haben wir im Rahmen des Projekts DigiLab NPO erarbeitet und ausgebaut.

Ausgangslage

 

 

Reparaturanforderungen werden bei der Evangelischen Altenheimat entweder in einem Vordruck auf einem Blatt Papier oder in sogenannte Reparaturauftragsbücher eingetragen. Zum Teil mussten die Technischen Mitarbeiter die handschriftlichen Aufträge entziffern und aus den Reparaturauftragsbüchern abschreiben. Rechnungsrelevante Anforderungen an privaten Gegenständen oder in unseren Betreuten Wohnen wurden über Rapportzettel per Hauspost an die Hauptverwaltung gesendet, wo sie dann mit dem Bewohner abgerechnet wurden.

Im Rahmen des DigiLab NPO wollten wir diesen Prozess digital abbilden und die Schnittstelle zwischen dem Hausmanager und unserem Abrechnungsprogramm (Vivendi) einrichten.

Herangehensweise / Entwicklung

 

Im Wissen um die oben beschriebene Ausgangslage (Ist-Zustand), musste eine geeignete Form gefunden werden, einen belastbaren künftigen Soll-Zustand formuliert zu bekommen.

In einer Workshop-Reihe konnten wir uns einen entsprechenden Überblick verschaffen und diesen visualisieren. Die Workshops folgten in der Summe dem klassischen Design-Thinking-Prozess aus Verstehen-Definieren-Ideensammlung-Pilotierung-Testen. Zu Beginn des Projekts hat ein Workshop stattgefunden, um den Ist-Zustand aller im Unternehmen zu findenden Softwaresysteme genau zu betrachten. Auf dieser Basis wurde anschließend der Soll-Zustand beschrieben.

Hier wurde uns u. a. klar, dass der Hausmanager deutlich mehr Möglichkeiten bietet, die wir bislang noch nicht genutzt hatten. U.a. die Möglichkeit zu einem webbasierten Ticket-System, beispielsweise zur Meldung von Reparaturen. Im Projekt kam uns die Idee, aus dem Web-basierten Link des Ticketsystems einen QR-Code zu generieren, so dass jeder, sei es ein Bewohner, Mitarbeiter oder ein Angehöriger mit einem Mobile Device mit Kamera eine Reparaturmeldung an unsere Technischen Mitarbeiter absetzen kann.

Beim Abbilden des Prozesses haben wir erkannt, dass wir zwischen dem Hausmanager und unserem Abrechnungsprogramm eine Lücke in unserer Prozesskette haben, wofür wir eine automatisierte Software-Schnittstelle zur Übertragung benötigen. Damit eben dieser Prozess bis hin zur Abrechnung automatisiert durchläuft, haben wir die Schnittstelle beim Softwareentwickler Nethaus GmbH angefragt und beauftragt, da diese auch den Hausmanager entwickelt haben.

Lösung / Prototyp

 

Zu Beginn haben wir die Prozessbeschreibungen nochmals genau überprüft und verbessert. Zudem wurde die Struktur unseres Gebäudes im Hausmanager vollständig angelegt. In unserer Struktur ist nun jede Etage, sämtliche Räume, Flure, Treppenhaus etc. angelegt.

Anschließend wurden die Links aus dem Hausmanager in QR-Codes umgewandelt und auf ein Schild mit Kurzanleitung eingefügt und gedruckt.

Die Schilder mit den QR-Codes können anschließend mit einem mobilen Gerät abgescannt werden und dadurch der Reparaturauftrag digital erteilt werden.

Die QR-Codes ermöglichen eine genaue Zuordnung des Auftrags zum Gebäude, Stockwerk und Raum. Bei Abrechnungsrelevanz kann der Hausmanager beim Fertigstellen des Tickets die Daten über die neue automatisierte Schnittstelle an unsere Abrechnungssoftware übertragen, wo dann automatisch die Rechnung erstellt wird.

Bei der Einführung des Piloten war die Schnittstelle noch nicht fertig programmiert, er wird jedoch, sobald diese fertig erstellt ist, eingeführt und kann ab diesem Zeitpunkt ebenfalls genutzt werden.

Video

 

 

Lesson’s learned

 

Die analogen Prozesse müssen im Vorfeld klar beschrieben werden, um darauf aufbaue zu können.

Es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten den Prozess, der digitalisiert werden soll, vollständig verstanden haben. Dazu gehört auch die Identifizierung von Engpässen, Schwachstellen und möglichen Problemen im Prozess.

Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert eine hohe Datenqualität. Es ist wichtig, dass die Daten korrekt und vollständig sind, so dass die Sicherheit der Daten während der digitalen Transformation gewährleistet ist.

Ebenfalls müssen die Grundgebäudedaten gut eingepflegt und die Struktur detailliert im Hausmanager angelegt sein, um eindeutige QR-Codes erstellen zu können. Je klarer die Struktur dargestellt und die Schnittstelle beschrieben wurde, umso schneller kamen wir mit dem Projekt voran.

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