Der Hausmanager kurz erklärt
Warum braucht es den Hausmanager?
Reparaturanforderungen werden bei der Evangelischen Altenheimat entweder in einem Vordruck auf einem Blatt Papier oder in sogenannte Reparaturauftragsbücher eingetragen. Zum Teil mussten die Technischen Mitarbeitenden die handschriftlichen Aufträge entziffern und aus den Reparaturauftragsbüchern abschreiben. Rechnungsrelevante Anforderungen an privaten Gegenständen oder in unseren Betreuten Wohnen wurden über Rapportzettel per Hauspost an die Hauptverwaltung gesendet, wo sie dann mit dem/r Bewohner*in abgerechnet wurden.
Im Rahmen des DigiLab NPO wollten wir diesen Prozess digital abbilden und die für die Altenheimat erforderlichen Potentiale des Hausmanagers erarbeiten und ausbauen. Außerdem sollten insbesondere die Prozesse und Schnittstellen zwischen den Bewohner*innen, Mitarbeitenden und Angehörigen sowie der Gebäude und deren Anlagen bis zur Auftragserteilung und Abrechnung optimiert werden. Deswegen wollten wir eine Schnittstelle zwischen dem Hausmanager und unserem Abrechnungsprogramm (Vivendi) einrichten.
Vom Ist- zum Soll-Zustand – Wie geht man vor und was ist zu beachten?
Im Wissen um die oben beschriebene Ausgangslage (Ist-Zustand), musste eine geeignete Form gefunden werden, um einen belastbaren künftigen Soll-Zustand zu formulieren.
Design-Thinking als hilfreiche Methode
In einer Workshop-Reihe konnten wir uns einen entsprechenden Überblick verschaffen und diesen visualisieren. Die Workshops folgten in der Summe dem klassischen Design-Thinking-Prozess aus Verstehen-Definieren-Ideensammlung-Pilotierung-Testen. Zu Beginn des Projekts wurde der Ist-Zustand aller im Unternehmen vorhandenen Softwaresysteme in einem Workshop genau betrachtet. Auf dieser Basis wurde anschließend der Soll-Zustand beschrieben.
Gute Vorarbeit ist wichtig
Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen analoge Prozesse im Vorfeld klar beschrieben werden, um darauf aufbauen zu können. Des Weiteren ist es wichtig, dass alle Projektbeteiligten den Prozess, der digitalisiert werden soll, vollständig verstanden haben. Dazu gehört auch die Identifizierung von Engpässen, Schwachstellen und möglichen Problemen im Prozess. Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert außerdem eine hohe Datenqualität. Es ist wichtig, dass die Daten korrekt und vollständig sind, so dass die Sicherheit der Daten während der digitalen Transformation gewährleistet ist.
Vom Ist- zum Soll-Zustand – Wie geht man vor und was ist zu beachten?
Um den Soll-Zustand zu erreichen, wurde in den Design-Thinking Phasen Pilotierung und Testen ein Prototyp des Hausmanagers erstellt und getestet. Zu Beginn haben wir die Prozessbeschreibung nochmals genau überprüft und verbessert. Zudem wurde die Struktur unseres Gebäudes im Hausmanager vollständig angelegt, sodass nun jede Etage, sämtliche Räume, Flure, Treppenhaus etc. hinterlegt sind.
Ungenutzte Möglichkeiten entdecken
Dabei wurde uns u. a. klar, dass der Hausmanager deutlich mehr Möglichkeiten bietet, die wir bislang noch nicht genutzt hatten. U.a. die Möglichkeit zu einem webbasierten Ticket-System, beispielsweise zur Meldung von Reparaturen. Im Projekt kam uns die Idee, aus dem web-basierten Link des Ticketsystems einen QR-Code zu generieren, so dass jeder, sei es ein/e Bewohner*in, Mitarbeiter*in oder ein/e Angehörige*r mit einem mobilen Gerät mit Kamera eine Reparaturmeldung an unsere Technischen Mitarbeitenden absetzen kann. Dafür wurden die Links aus dem Hausmanager in QR-Codes umgewandelt und mit einer Kurzanleitung auf ein Schild eingefügt und gedruckt. Die Schilder mit den QR-Codes können anschließend mit einem mobilen Gerät abgescannt und dadurch der Reparaturauftrag digital erteilt werden. Die QR-Codes ermöglichen eine genaue Zuordnung des Auftrags zum Gebäude, Stockwerk und Raum. Voraussetzung dafür ist, dass die Grundgebäudedaten gut eingepflegt und die Struktur detailliert angelegt sind, um eindeutige QR-Codes erstellen zu können. Bei Abrechnungsrelevanz kann der Hausmanager beim Fertigstellen des Tickets die Daten über eine Schnittstelle an unsere Abrechnungssoftware übertragen, wo dann automatisch die Rechnung erstellt wird.
Fehlende Schnittstellen identifizieren
Beim Abbilden des Prozesses haben wir erkannt, dass wir zwischen dem Hausmanager und unserem Abrechnungsprogramm eine Lücke in unserer Prozesskette haben, wofür wir eine automatisierte Software-Schnittstelle zur Übertragung benötigen. Damit eben dieser Prozess bis hin zur Abrechnung automatisiert durchläuft, haben wir die Schnittstelle beim Softwareentwickler Nethaus GmbH angefragt und beauftragt, da diese auch den Hausmanager entwickelt haben.